После того как истинные ценители выбраны и доказана что таких пользователей достаточно много, для окупаемости создания или модернизации системы, можно использовать второй метод наблюдения за пользователям ( затраты на него больше чем на первый и так как решение о создании системы уже принята, это может быть первым пунктом сметы , если интерактивная система, хоть сколько нибудь сложна, то уже сами по себе выбранные стратегии действий влияют на требования функциональности, наблюдать за людьми выполняющие цели системы задачи, можно в случае работы системы конкурентов так и с предметами реального мира, очень не много принципиально новых действий, появилось только благодаря компьютеризации подавляющим большинстве компьютерных действий можно смотреть с аналогами действий реального мира. Часто анализ наблюдений за потенциальными пользователей завершается с результатами их работы и если оказывается, что результат практические не зависит от используемого инструмента значит нужна только та функциональность , которая оказала воздействие на результат.
Замечание: при анализе результатов наблюдение, очень трудно избежать эгоцентризма, даже опытный проектировщик на уровне подсознание уверен, что если что-то удобно ему, то это удобно ему.
Существует ряд принципов, отсечения ненужных функций, как правило, чем меньше действий требует от пользователя, тем лучше. Существуют 2 принципиально разных подхода, к определению рациональности системы, при первом подходе система снабжается максимальных количеством функций, при этом результаты многих из них являются суммой результатов многих из них, при другом подходе все составные функции (мета функции) из системы изымаются (например в графических программах, ярким представителем первого подхода является "corol draw" а второго "фотошоп." Оба подхода имеют как недостатки так и достоинства, ограничен количество функций позволяет упростить интерфейс но при этом требует от пользователя понимания того как из многих низкоуровневых функций составлять функции намного сложные, подход предполагающий высокоуровневые функции обеспечивает (потенциально) скорость работы и за счет пауз между низкоуровневыми функциями, зато требует от пользователя хорошего знания , лучшего интерфейса что тем более сложно так как высокоуровневые функции интерфейс перегружает.
К компромиссным подходам относятся включение максимальной многоуровневой функции с возможностью самому пользователю создавать (под себя) метафункции.
1) Схема автоматизации простого документа, создать отчет на котором размещаем постоянные части документа и оставляем место для изменяемых частей.
2) обеспечиваем данные для изменяемых частей документа чаще всего это делается с помощью запросов, создаем форму на которой размещаем элементы управления для ввода изменяемых частей документа , чаще всего это поля со списками , создаем на форме кнопку открывающую отчет. На местах где изменяемых частей документов в отчете и размещаем поля со ссылками на элементы управления формы.
На элемент экцесс можно сослаться по следующему правилу - группы объектов в поле отобразиться текущее выбранное значение со списком. Автоматизируем информацию о том, что студент учится в университете.
1) создаем отчет на котором размещаем, постоянные части справки (заголовок - справка - студент - учится и.т.д)
2) оставляем место для ФИО и сохраняем отчет как справка
3) на основе таблицы студенты, создаем запрос в бланк которого добавляем единственное поле фио студенты, называем его фио студента
4) создаем форму на которой размещаем поле со списком источником данных для которого является запрос, создаём на форме кнопку открывающую отчет справку, на месте оставленным для фио, размещаем поле с формулой и его списком
