Выполнение функций управления, требует определенных затрат сил и времени, в результате которых формируется управляющее воздействие, и ОУ переводится в желаемое состояние, т. е. управление рассматривается как процесс непрерывной серии разработок управляющих воздействий (команд). Процесс управления (ПУ) – это целенаправленная деятельность СУ по согласованию совместного функционирования и развития всех звеньев (подразделений) ОУ, динамически изменяющихся в пространстве и времени. В ПУ выполняется определенная последовательность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию и услуги на «выходе» системы. ПУ на протяжении веков развивался и совершенствовался от простого к сложному. Современный процесс управления состоит из последовательности подпроцессов управления: прогнозирования, планирования, принятия решений, учета, контроля, анализа и регулирования, которые в настоящее время получили название функций управления.
Функции управления – это специализированная часть ПУ, связанная с регулярной организационной деятельностью информационно-управленческого характера, и отличается однородностью целей, действий или объектов приложения этих действий. Наиболее распространенной является точка зрения, согласно которой функции, осуществляемые аппаратом управления, подразделяются на общие и специальные. Общие функции управления раскрывают содержание основной функции системы управления и, по сути, являются ее подфункциями. Они включают в себя: прогнозирование, планирование, принятие решений, учет, контроль, анализ и регулирование. Они используются управляющей системой (СУ) на различных этапах и уровнях управления. Кто бы и какими бы объектами не управлял, он явно или не явно прогнозирует цели, ищет способы воздействия и средства достижения целей, затем планирует и принимает окончательные решения и завершает процесс контролем и регулированием выполнения принятых решений. Специальные функции управления – это виды производственно - хозяйственной деятельности. К ним относятся исследования и разработки, материально – техническое обеспечение, управление производством, финансы, сбыт и т. п. Каждая из этих функций может быть объектом планирования и контроля. Реализация как общих, так и специальных функций распадается на специализированные задачи, а те на отдельные операции. Для выполнения общих и специальных функций в аппарате управления образуются специализированные службы, подразделения. Если понятие управления отражает статику и остается неизменным, то ПУ отражает динамику управления.Все подпроцессы (функции) ПУ конкретными организационными системами представляют последовательность взаимосвязанных действий и операций.
Объединение некоторой последовательности функций представляют собой контур процесса управления. Выделяются два контура управления: планирования и контроля. Контур планирования. Последовательность функций прогнозирования, планирования и принятия решений (по плану) и регулирования представляют собой контур планирования. (Контур прямого управления). Он предназначен для описания последовательности действий при реализации целей, поставленных руководством организации, т. е. контур прямого управления определяет линию поведения организации на тот или иной промежуток времени. В соответствии с этими промежутками времени формируются: оперативные, годовые долгосрочные и стратегические планы развития производства и фирмы в целом. Контрольные цифры сформированного плана передаются в блок «Нормативные показатели» и там хранятся для последующего контроля выполнения плана. Контур планирования решает первую задачу системы управления.
Контур контроля. Последовательность функций учета, контроля, анализа, принятия решений (по контролю) и регулирования представляют собой контур контроля. (Контур обратной связи в цепи управления). Он присутствует в любой системе управления и обеспечивает устойчивость объекта управления при выполнении планового задания. Контур контроля вступает в работу в случае отклонения учетных данных о производственно-хозяйственной деятельности объекта от заданных (плановых). Отклонения оцениваются по определенным показателям, например для фирмы: по объемам продаж, прибыли, рентабельности, затратам ресурсов и т.д. Выявленные отклонения идентифицируются и анализируются на предмет причины отклонения от плановых. Например: снижение объема продаж, по причине снижения качества продаваемой продукции;. Выявленные причины отклонений служат основой для разработки мероприятий и действий по их устранению. На это направлена функция «регулирование». Контур контроля решает вторую задачу системы управления. Краткая характеристика подпроцессов (функций) управления. Прогнозирование (Пр) – функция управления, состоящая в научном предвидении и определении будущих вариантов целей, способов, воздействий и средств решения поставленных задач, тенденций развития и вероятностного состояния объектов и субъектов управления. Прогноз – законченный результат процесса прогнозирования с указанием вероятности осуществления событий в заданное время с предвиденными качественными и (или) количественными характеристиками.
Планирование - функция управления, состоящая в систематической подготовке вариантов (проектов) плана достижения целей, стоящих перед организацией на соответствующий период времени. Планирование строится на основе анализа выполнения плана за предыдущий период, с одной стороны, и прогноза развития общества в целом и фирмы частности, с другой. Каждый вариант плана должен быть сбалансирован по необходимым затратам и ресурсам, с указанием ранжированной по ценности иерархии целей и реальных способов, воздействий и средств достижения этих целей конкретными исполнителями к установленному сроку, с учетом возможных изменений обстановки. План – законченный результат процесса планирования, в котором определено, что, сколько, с каким качеством, кто и когда должен выполнять задание при заданном материальном, финансовом и другом обеспечении и ясно сформулированных моральных и материальных воздействиях (стимулах) на субъекты и объекты управления.
Принятие решений - функция управления, состоящая из выбора и утверждения наилучшего варианта реализации плана и утверждения разработанных мер по своевременному устранения недопустимых отклонений в производстве, которые вытекают из контроля. Учет – функция управления, заключающаяся в фиксировании (документировании) фактического состояния ОУ во всех временных стадиях и участках (подразделениях) производственного процесса. Эта информация является результатом реализации управленческих решений, начатых в более ранние сроки, и представляет собой отчетную информацию о выполнении плана за предыдущий период времени. В ходе учета производится первичная обработка поступающих данных, включая классификацию, группировку и объединение информации с элементарными логическими и вычислительными операциями.
Контроль - функция управления, состоящая из процедуры сравнения фактических значений показателей о состоянии ОУ с плановыми (заданными) показателями и оценки результата реализации управленческого решения: выполнено – не выполнено, а также передачи функции анализа величины отклонения, если она превышает допустимую норму.
Анализ - функция управления, предназначенная для установления причин (факторов), вызвавших отклонение, разработки мероприятий по их устранению и передачи функции регулирования причин и величины отклонения.
Регулирование - функция управления, предназначенная для реализации выбранного варианта производственного плана объекта управления и для реализации мер своевременного устранения недопустимых отклонений от нормального режима функционирования производственного процесса. Вариантом функции регулирования (как правило, в многоуровневой организационной системе) является подпроцесс координации.
Координация – это функция управления, предназначенная для согласования действий между подразделениями СУ, с одной стороны, и различными подразделениями ОУ с другой. Например, внутри системы управления – координация работы планового, экономического и производственно – диспетчерского отделов; а внутри ОУ– координация работы между цехами, подразделениями и т.п.
