К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результат пользователям.
Достоинства централизации:
- возможен сильный контроль за информационной системой, ее обслуживанием;
- информационные ресурсы располагаются централизованно, данные и затраты на их создание не дублируются;
- имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;
- разделение данных в организации, используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;
- имеется возможность управления большими и сложными проектами;
- хорошие возможности для объединения и стандартизации;
- сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.
Недостатки централизованной организации информационной системы:
- Информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.
- Могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае.
- Ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.
Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:
- существует необходимость полного контроля за информационной системой;
- организация мала;
- в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено;
- различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции;
- централизация является жизненной необходимостью.
Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. В большинстве случаев технической основой де-централизованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций.
Достоинствами децентрализованной организации информационной системы являются:
- информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию;
- гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии;
- уменьшаются телекоммуникационные затраты;
- системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль;
- цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы;
- усиление ответственности низшего звена сотрудников.
Недостатки децентрализованной организации информационной системы:
- потенциальное дублирование ресурсов;
- возможность неэффективного использования информационных ресурсов;
- большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных разработок; трудности с созданием и использованием сложных систем реализацией проектов;
- проблемы в управлении системами и проектами между подразделениями;
- неравномерность развития уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет места для специалистов с большим опытом, так как общий уровень знаний и навыков меньше;
- психологическое неприятие пользователями рекомендуемых централизованно стандартов и готовых программных продуктов.
Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:
- организация значительна по размерам; - децентрализация поддерживается органами управления;
- существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания;
- применяются различные операции, сервис уникален для каждой части организации и должен контролироваться этим подразделением;
- имеет место организация с заданными подразделениями, в которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий;
- имеется связь между производительностью и децентрализацией.
В качестве гибрида этих двух способов организации информационной системы используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть.
